Pourquoi et comment repenser l’onboarding en mode hybride

La crise sanitaire a fortement impacté nos façons de travailler. Elle a rendu l’intégration des nouveaux collaborateurs encore plus essentielle. Un défi de taille pour les entreprises quand leurs salariés travaillent à distance au moins une partie du temps. Comment faire dès lors pour intégrer une nouvelle recrue en mode hybride ?

Comment créer une expérience collaborateur forte et engageante à distance ?

Pourquoi l’onboarding est important

L’importance d’un parcours d’intégration réussi

Rien ne remplace une première impression. Quand on sait qu’un onboarding raté fait démissionner 1 cadre sur 3, on mesure l’importance de préparer sérieusement l’intégration d’un nouvel embauché.

Soigner l’onboarding est donc une étape essentielle dans la rétention des talents. Un moment crucial pour réussir l’intégration des nouveaux arrivants. En témoignent les 69 % des collaborateurs qui restent plus de 3 ans dans l’entreprise grâce à une bonne intégration.

Un salarié épanoui, valorisé, est un salarié engagé. Et par conséquent plus performant. 62% des nouvelles recrues qui ont suivi un parcours d’intégration atteignent les missions fixées dans l’année, contre 17% des salariés n’ayant pas suivi une étape d’intégration (étude ACERTA).

Cerise sur le gâteau,  une nouvelle recrue qui se sent bien diffusera une image positive de l’entreprise.  Une donnée à prendre en considération pour la marque employeur. 95% des personnes à la recherche d’un emploi se renseignent sur leurs employeurs potentiels avant de postuler selon une étude de StepStone.

Une intégration à réinventer à distance

A distance, l’expérience de l’onboarding n’est plus la même. Tour des bureaux, café de bienvenue, présentation des équipes ne sont plus forcément compatibles avec le full remote ou le télétravail. Les espaces d’échange informels, essentiels pour percevoir les codes et la culture de l’entreprise, se sont raréfiés.
Les processus d’intégration se digitalisent, et l’espace de travail physique n’est plus là pour créer du lien. Dès lors, accueillir une nouvelle recrue relève du défi côté entreprise pour préserver le lien social. C’est pourquoi l’onboarding doit être réinventé pour s’adapter aux nouveaux modes de travail.

Comment réussir son onboarding à distance

Préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

“La relation entre le futur collaborateur et l’entreprise commence à se construire pendant le processus de recrutement, et se développe entre la rédaction de l’annonce et la prise de fonction”, commente Gillian Ward, responsable des ressources humaines chez Thomas.

Un pré-boarding qui s’organise en amont et nécessite un peu d’anticipation. Un certain nombre de tâches peuvent être accomplies avant le premier jour du nouveau venu. Parmi elles, annoncer l’arrivée d’un nouveau collègue par mail à l’ensemble de l’équipe, envoyer un livret d’accueil à son domicile… Des attentions qui donneront au nouvel employé la sensation de faire déjà partie de l’entreprise avant même sa prise de poste. Autre idée : donner l’accès à la plateforme digitale de l’entreprise pour permettre au collaborateur de se familiariser avec la culture et les valeurs de l’entreprise.

Former les managers à l’onboarding à distance

L’intégration à distance implique de faire évoluer ses pratiques managériales. Les échanges informels se faisant plus rares, le risque de passer à côté de signaux faibles chez le collaborateur est aussi plus grand.  D’où l’importance pour les managers de changer de façon de faire. Communiquer de manière intentionnelle avec le nouveau venu, lui poser des questions sur son ressenti plus souvent, organiser des points réguliers en visioconférence … Autant de bonnes pratiques auxquelles il est utile de sensibiliser les managers.

Accompagner l’intégration d’un nouveau collaborateur

Pour aider la nouvelle recrue à s’intégrer dans son nouvel environnement, une solution simple consiste dans le tutorat. Un nouveau salarié a besoin d’une personne vers laquelle se tourner pour obtenir des informations ou échanger sur ses problématiques. Un mentor qui lui permettra de découvrir la culture d’entreprise ou de se familiariser avec les équipes. Manager, personne des ressources humaines ou parrain, le but est qu’il trouve un interlocuteur dédié pour répondre à ses questions. Un accompagnement qui a du sens en présentiel mais qui en prend d’autant plus à distance, avec le risque d’isolement que cela suppose pour un nouvel arrivant.

Entretenir le lien avec le collaborateur à distance

Une communication fréquente et régulière est la clef d’une intégration réussie. “Ce qui vient naturellement quand vous êtes face à face a tendance à ne pas se produire à distance – il est très facile de mal se comprendre, ou de ne pas saisir certaines nuances. La transparence, l’ouverture et la clarté sont essentielles – et ces choses sont plus faciles lorsque la nouvelle recrue, son équipe et son manager continuent d’échanger” explique Corinne Cabri, associée en stratégie qui a rejoint Thomas pendant le confinement.

L’intégration des collaborateurs passe également par leur retour d’expérience. Cela permet d’évaluer le ressenti, le niveau d’engagement ou d’approfondir la compréhension des attentes des nouveaux embauchés. Et qui de mieux placé que les collaborateurs eux-mêmes pour évaluer la qualité d’un programme d’intégration et identifier les points à améliorer.

Auteur : happytech